Vertragsmanagement

Verträge über den gesamten Lebenszyklus steuern

Verwalten Sie Verträge, Versionen, Anlagen und Freigaben zentral an einem Ort. Behalten Sie Fristen, Pflichten, Leistungen und Kosten über die gesamte Vertragslaufzeit im Blick.

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Führende UNTERNEHMEN vertrauen auf CONSUST

Herausforderungen

Was eine wirksame Vertragssteuerung erschwert

Dezentrale Ablage

Verträge, Anlagen und Versionen liegen in unterschiedlichen Systemen. Dadurch fehlen eine zentrale Vertragsakte und der Überblick über die maßgebliche Fassung.

Übersehene Fristen

Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen werden nicht zentral überwacht. Verpasste Termine können zu ungewollten Vertragsverlängerungen führen.

Fehlende Zuständigkeit

Vertragliche Pflichten werden nicht konsequent in Aufgaben überführt. Zuständigkeiten, Termine und Umsetzungsstände bleiben dadurch unklar.

Ungeprüfte Inhalte

Service-Level, vereinbarte Preise und Rechnungen werden selten systematisch abgeglichen. Abweichungen und mögliche Gutschriften bleiben unentdeckt.

Vorteile

Was Sie mit CONSUST erreichen

Zentrale Vertragsakte

Verträge, Versionen, Anlagen, Eckdaten und Freigaben liegen vollständig an einem Ort.

Fristen im Blick

Kündigungsfristen und Verlängerungen werden zentral überwacht und frühzeitig zur Bearbeitung vorgelegt.

Steuerungsebenen

Vertragliche Pflichten, vereinbarte Leistungen und anfallende Kosten über die gesamte Laufzeit steuern.

Prozess

In 5 Schritten zum gesteuerten Vertragsbestand

Unser AI Rechtskataster bietet einen durchgängigen Workflow, der Relevanz sichtbar macht und Umsetzung steuerbar hält.

1. schritt

Verträge erfassen

Verträge hochladen oder bestehende Vertragsbestände importieren. Eckdaten, Fristen und Pflichten werden mit Fundstelle vorgeschlagen.

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2. schritt

Verträge bearbeiten

Verträge aus Vorlagen erstellen, Versionen verwalten und Anlagen sowie Kommentare zentral dokumentieren.

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3. schritt

Verträge prüfen und freigeben

Vertragsfassungen prüfen, intern freigeben und die unterzeichnete Version als maßgebliche Fassung festschreiben.

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4. schritt

Vertragslaufzeit steuern

Fristen, Pflichten, Service-Level, Rechnungen und Budgets mit klaren Zuständigkeiten über die gesamte Laufzeit steuern.

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Anforderungen wirksam umsetzen

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Kernfeatures des Vertragsmanagement auf einen Blick

Phasenbasierte Vertragsakte

Vertragsbereiche, nächste Schritte und den gesamten Verlauf zentral steuern.

KI-gestützte Datenextraktion

Eckdaten, Fristen und Pflichten mit Fundstelle aus Verträgen auslesen.

Versions- und Freigabemanagement

Vertragsfassungen verwalten, freigeben und die maßgebliche Version festschreiben.

Vorlagenbasierte Vertragserstellung

Verträge aus Vorlagen erstellen oder mit dem Vertragsassistenten aufsetzen.

Automatisiertes Fristenmanagement

Fristen überwachen, Eskalationen auslösen und Kündigungen rechtzeitig vorbereiten.

Service-Level-Management

Vereinbarte Leistungen überwachen und mögliche Gutschriften nachverfolgen.

Rechnungs- und Budgetkontrolle

Rechnungen gegen Preisvereinbarungen prüfen und Vertragskosten zentral steuern.

Rahmenvertragsmanagement

Einzelverträge, Preise und Service-Level mit übergeordneten Rahmenverträgen verknüpfen.

Legal Hold und Datenschutzprüfung

Verträge vor Löschung schützen und datenschutzrechtliche Anforderungen strukturiert prüfen.

Verträge steuern.
Fristen halten.
Leistungen sichern.

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Anwendungsfälle

Entwickelt für Legal, Einkauf und Vertrieb

Legal

Benötigt einen vollständigen Vertragsbestand mit eindeutigen Fassungen, Freigaben und lückenlos dokumentiertem Verlauf.

Vertragsakte und Legal Hold

Versionen zentral führen, Freigaben nachvollziehen und Verträge bei rechtlichen Verfahren vor Löschung schützen.

Einkauf

Steuert Lieferanten über die gesamte Vertragslaufzeit anhand vereinbarter Leistungen, Preise und Nachweise.

Leistungs- und Kostenkontrolle

Service-Level überwachen, Rechnungen gegen Preisvereinbarungen prüfen und Lieferanten strukturiert bewerten.

Vertrieb

Behält Kundenverträge, Laufzeiten und vertragliche Verpflichtungen über den gesamten Vertragsbestand im Blick.

Fristen- und Pflichtenmanagement

Verlängerungen rechtzeitig erkennen, vertragliche Pflichten zuordnen und Verantwortlichkeiten klar steuern.

Vertragsarten

Alle relevanten Verträge zentral gesteuert

Einkauf und Lieferanten

Lieferverträge

Rahmenverträge

Einzelabrufe

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IT, Software und Cloud

Softwareverträge

Cloud-Verträge

Wartungsverträge

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Dienstleistungen und Logistik

Dienstleistungsverträge

Serviceverträge

Logistikverträge

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Vertrieb und Datenschutz

Kundenverträge

Kooperationsverträge

NDAs & AVV

Kundenstimmen

100 % unserer Kunden sind zufrieden

„Mit CONSUST FramesCube haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. Besonders überzeugen die schnellen Reaktionszeiten und der kompetente Support von CONSUST, die uns bei Fragen pragmatisch unterstützen und die Umsetzung unserer ESG Anforderungen deutlich erleichtern.“

Maria HasselbachProjektleitung Nachhaltigkeitsreporting
Alexianer Gruppe

„Besonders gefallen uns die integrierten FAQs, und Best-Practices zur Erfüllung der ESG-Anforderungen sowie die hohe ESG-Expertise des CONSUST-Teams.“

Hans KühnVP Global Quality Assurance & CSR
Schwan Cosmetics

„Die FramesCube Software und Beratung von CONSUST bildet unsere individuellen Anforderungen und Prozesse trotz komplexer Organisationsstruktur optimal ab.“

Rüdiger MesterheideLeiter Qualitätsmanagement
HANNING & KAHL

FAQ

Häufige Fragen zum Vertragsmanagement

Wie gelangen bestehende Verträge in das Vertragsmanagement?

Sie laden einzelne Verträge hoch oder importieren größere Vertragsbestände zusammen mit einer Excel-Liste. Die KI schlägt relevante Eckdaten, Fristen und Pflichten mit Fundstelle vor. Ihr Team prüft und bestätigt die Angaben vor der Übernahme.

Welche Fristen und Pflichten werden erkannt?

Das Vertragsmanagement erfasst unter anderem Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungen sowie vertragliche Berichts-, Nachweis- und Meldepflichten. Die Angaben bleiben mit der jeweiligen Fundstelle im Vertrag verknüpft.

Wie werden zuständige Personen an Fristen erinnert?

Fristen werden als Aufgaben und per E-Mail in mehreren Stufen angekündigt. Bei ausbleibender Bearbeitung kann eine Eskalation erfolgen. Zusätzlich lassen sich Fristen in Outlook oder andere Kalender übernehmen.

Wie unterscheiden sich Vertragsmanagement und Dokumentenprüfungen?

Das Vertragsmanagement verwaltet Verträge über den gesamten Lebenszyklus, einschließlich Versionen, Fristen, Pflichten, Leistungen und Kosten. Dokumentenprüfungen prüft Vertragsinhalte anhand Ihrer Playbooks und unterstützt die Überarbeitung. Beide Module arbeiten am selben Vertrag.

Sind meine Vertragsdaten nach ISO 27001 geschützt?

CONSUST schützt Unternehmensdaten mit einem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystem. Die Zertifizierung umfasst die gesamte CONSUST GmbH und wurde durch TÜV Rheinland erteilt. FramesCube wird zudem in der EU bei einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrumsbetreiber gehostet.